Eenmalig kosten registreren, één ‘waarheid’ en veel blije gezichten

Ons klantenbestand telt diverse grote financiële instellingen. Die hoef je natuurlijk niet te vertellen hoe je transacties en getalletjes moet registreren. Omdat één van hen in korte tijd meerdere niet-alledaagse projecten voor de kiezen kreeg, zocht men een tool voor kostenregistratie en -analyse. Dat werd de Project Costing module van PeopleSoft. Een schot in de roos, getuige het feit dat men in korte tijd al ruim 300 projecten in deze module beheert.

Geautomatiseerd rapporteren en analyseren

Project Costing is een module binnen PeopleSoft Finance en is als zodanig gekoppeld dan wel koppelbaar aan onder meer de inkoop-, crediteuren- en grootboekmodules. Door bepaalde transacties van extra coderingen te voorzien, zoals een project- en activiteitennummer, kunnen de betreffende kosten overzichtelijk en geautomatiseerd gerapporteerd en geanalyseerd worden. En bijvoorbeeld tegen budgetten worden afgezet. Overnemen van overal en nergens opgeslagen en niet-eenduidige Excelbestanden is daarmee verleden tijd. Voor eerder genoemde incidentele, maar omvangrijke projecten moest overigens een legertje aan externen worden ingehuurd. Deze groep weigerde zelfs om bij de verantwoording gebruik te maken van Excelbestanden. Gelukkig maar.

Digitaliseringsprojecten en tijdregistratie

Dat de betrokken consultant van Technology2Enjoy en de projectmanager van de klant samen in een open ruimte werkten, pakte onverwacht in ons voordeel uit. En dat van de klant. Dat de implementatie van Project Costing bij genoemde projecten zo snel en soepel was verlopen, werd namelijk onbedoeld opgepikt door een collega die net miljoenen aan subsidie had binnengehaald voor diverse digitaliseringstrajecten. Die zag er ook wel brood in voor zijn projecten. Kort daarna volgde de vraag of de module ook geschikt is voor urenregistratie. En dat is hij. Met als gevolg dat de Project Costing module kort na de introductie en na een beperkte pilot al voor meer dan 300 actieve projecten en door tussen de 600 en 700 ‘tijdschrijvers’ gebruikt wordt.

Single source of truth

Grappig genoeg was de module bij de betreffende klant al bij toepassing op 5 projecten rendabel. De ‘rest’, bijna 300 projecten dus, is pure winst. Maar misschien wel de grootste winst is het feit dat kosten en bijbehorende orders en facturen voortaan maar één keer hoeven te worden vastgelegd. En dat er nog maar één waarheid is die voor niemand ter discussie staat. Of en hoe die ‘winst’ administratief geboekt wordt, laten we graag aan de klant over. Ieder z’n vak zullen we maar zeggen.

Meer weten over het gebruik en de mogelijkheden van de Project Costing module? Laat het ons weten via info@t2en.com of 030 – 200 6009.