Er waait een frisse IT-wind door gemeenteland

In onze vorige blog hebben we stilgestaan bij de noodzaak van een wendbare ICT-omgeving en realtime data bij gemeenten. Het Common Ground-initiatief van de VNG komt wat dat betreft niet uit de lucht vallen. Datzelfde geldt voor Gemeente ByDesign, het Nederlandstalige en gebruiksvriendelijke cloudsysteem van SAP voor ondersteuning van financiële en logistieke processen bij middelgrote en kleinere gemeenten en lokale overheden. Hiermee worden meerdere uitdagingen in één klap van tafel geveegd.

Met Gemeente ByDesign kunnen onder andere de volgende hoofdpijndossiers worden gesloten:

Gebrekkig inzicht in je financiën, inclusief begrotingen

Het is een publiek geheim dat afdelingen en diensten hun begroting optimaal willen benutten, zonder deze te overschrijden. Dat is een hele toer als je moet vertrouwen op foutgevoelige en arbeidsintensieve Excel-sheets of op wat er op de ‘harde schijf’ van de hoofden van medewerkers staat. En al helemaal bij omvangrijke en complexe projecten als grondexploitatie en bijvoorbeeld vervanging van een riolering. Met Gemeente ByDesign heb je op meerdere dimensies zoals kostenplaatsen, grootboek en projecten realtime alle data tot je beschikking. Ook op je mobieltje of tablet.

Tijdrovende en onvolledige rapportages

Al die informatie kun je met behulp van slimme rapportages en dashboards heel overzichtelijk visualiseren en bijvoorbeeld aan je startscherm hangen. Zodat je op elk gewenst moment volledig up-to-date bent. Die rapportages, die ‘slim’ zijn gemaakt met kunstmatige intelligentie en business intelligence, kun je bovendien eenvoudig zelf aanpassen en er bijvoorbeeld je eigen KPI’s aan koppelen. De software heeft bovendien in het kader van transparantie en compliance een ingebouwde audit trail waarin automatisch wordt vastgelegd wie wanneer welke wijzigingen heeft aangebracht. Mocht je trouwens een keer over je budget heen gaan, dan is ook de benodigde verantwoording met Gemeente ByDesign een abc’tje.

Data is verspreid over meerdere deelsystemen

Werken met meerdere deelsystemen kost niet alleen veel geld voor beheer, maar ook veel tijd om de relevante data boven water te krijgen. En als de betreffende data niet overeenkomen, wat nogal eens gebeurt, welke ‘waarheid’ kies je dan? Omdat Gemeente ByDesign gecentraliseerd in de cloud draait, is er maar één waarheid. En die is voor iedereen op elk moment en overal vandaan inzichtelijk. Wil je ter verificatie een geautomatiseerde connectie maken met een externe bron, bijvoorbeeld de gemeentelijke basisadministratie, dan is dat dankzij het open karakter van Gemeente ByDesign geen rocket science.

Veel tijd en kosten voor systeemintegratie

Dat open karakter maakt het ook mogelijk om niet alleen een koppeling te maken met talloze innovatieve cloudapplicaties, maar ook met applicaties die in eigen beheer, on premise, blijven draaien.

Afwijkende workflows

De bedrijfsprocessen en workflows zijn bij Gemeente ByDesign gebaseerd op best practices en meer dan 40 jaar ervaringen van duizenden organisaties, inclusief Nederlandse en buitenlandse lokale overheden. Omdat iedereen met Gemeente ByDesign een en dezelfde manier van werken hanteert, hoeft niemand meer wakker te liggen van het overdragen van werk aan een collega. Vervanging van taken regel je gewoon zelf in het systeem.

Problemen met het beveiligen van data en privacy

Misschien wel belangrijkste uitdaging is data security en privacy. Met Gemeente ByDesign maak je gebruik van de kennis van de grootste leverancier van financiële en logistieke software: SAP. Daardoor ben je ook op het gebied van data security en privacy verzekerd van een veilige en betrouwbare oplossing die voldoet aan alle eisen.

In navolging van Omgevingsdienst Regio Arnhem, DCMR Milieudienst Rijnmond en Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond heeft onlangs ook een middelgrote gemeente interesse getoond voor Gemeente ByDesign. De implementatie door Technology2Enjoy, onlangs door SAP gepromoveerd tot Gold Partner, is inmiddels tot enthousiasme van de toekomstige gebruikers in volle gang. In een later stadium laten we hen uiteraard graag aan het woord over hun bevindingen.