Stop de frustratie die administratie heet

Aan spanning geen gebrek bij lagere overheden. Daarmee doelen we niet zozeer op uitdagende projecten, al zijn die er gelukkig ook volop, maar vooral op het continue spanningsveld tussen de serviceverlening aan burgers en administratieve lastendruk. En als er weer een nieuwe coalitie aantreedt met andere wensen, dan is het helemaal ‘feest’. Met de juiste software voor procesoptimalisatie en -integratie kan veel van die frustratie worden voorkomen.

Organisatorisch complex

Die administratieve lastendruk is naast vereiste transparantie voor een groot deel het gevolg van de organisatorische complexiteit bij gemeenten. Zo zijn er in vergelijking met veel bedrijven veel activa te beheren, van lantaarnpalen en wegen tot monumenten en openbaar groen, en hebben lagere overheden met relatief veel stakeholders te maken. En omdat al die activa beheerd moeten worden, zijn er ook naar verhouding veel budgethouders. De frustratie geldt trouwens niet alleen voor uitvoerende ambtenaren en de vele budgethouders, maar minstens zozeer voor de afdeling Financiën zelf. Ook zij hebben vaak buiten hun schuld om met meerdere deelsystemen te maken en worden bovendien vaak zonder voorafgaande consultatie als laatste over koerswijzigingen geïnformeerd.

Procesoptimalisatie en procesintegratie

In zo’n landschap waarin met name overzicht ontbreekt, kunnen fouten en vertragingen niet uitblijven. En dat gaat weer ten koste van de zo gewenste hogere servicegraad richting burgers. Met SAP Business ByDesign voor lokale overheden wordt veel van die ellende eenvoudig voorkomen. Dit is software voor procesoptimalisatie en procesintegratie (ook wel bekend als ERP) waarmee alle denkbare financiële, budgetterings-, prognose-, inkoop-, projectbeheer- en workflowprocessen volledig geïntegreerd zijn en op één centrale plek in de cloud kunnen worden benaderd. Dus waar je ook bent en ongeacht met welk apparaat je werkt.

‘Kwartetten met facturen’

Dat betekent niet alleen dat je in één klap af bent van meerdere keren data inkloppen en allerlei koppelvlakken en interfaces die moeten kunnen samenwerken, maar ook dat de data die je opvraagt altijd up-to-date is. Dankzij overzichtelijke, realtime rapportages en gepersonaliseerde dashboards zie je bovendien in één oogopslag hoe je ervoor staat. Omdat de software een strak regime volgt en gebruikers waar nodig tot keuzes dwingt, is er geen grijs gebied meer waar veel fout kan gaan. En behoort ‘kwartetten met facturen’ (Mag ik van jou factuur X, dan krijg jij van mij factuur Y) ook tot het verleden.

De extra capaciteit die hierdoor vrijkomt (niet zelden meerdere FTE’s) kun je dan mooi benutten om nog meer waarde aan je burgers te leveren. Dus wil jouw gemeente of overheidsinstelling ook maximale grip op alle administratieve processen met minimale middelen en een zeer korte implementatietijd? Lees dan hier nog even verder of neem meteen contact met ons op via 030-200 6009 of info@t2en.com.