Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een financieel systeem

Wie een voorbeeld zoekt van een organisatie waar het kiezen van een nieuw (financieel-)administratief systeem niet de schoonheidsprijs verdient, komt al snel uit bij de Belastingdienst. Dat is niet altijd even eerlijk, te meer omdat er veel bedrijven zijn waar het in dit opzicht ook flink mis gaat. Om te voorkomen dat jouw organisatie dezelfde fouten maakt, hebben we de belangrijkste valkuilen op een rijtje gezet. 

Niet te krap en niet te ruim

Om te beginnen moet het nieuwe systeem passen als een handschoen. Oftewel, het moet niet te ruim of te krap zitten. Zo is SAP S/4HANA Cloud voor de bakker om de hoek natuurlijk totale overkill. Tegelijkertijd zien we een organisatie als het UWV niet direct met SAP Business ByDesign of Netsuite werken. In beide gevallen vraagt de broodnodige wendbaarheid om een ander systeem. 

Een goede voorbereiding is meer dan het halve werk

Andere, veelgemaakte fouten bij de selectie van financieel-administratieve systemen zijn onder meer: 

1. Onvoldoende voorbereiding. Maak een grondige analyse van jouw huidige financiële systemen en processen om te begrijpen wat er wel en niet werkt voordat je op zoek gaat naar een nieuw systeem. Doe een marktverkenning.
2. Gebruikers worden niet, te laat of onvoldoende betrokken bij het selectieproces. Dit leidt tot meer weerstand tegen verandering. Maak een goede stakeholderanalyse vooraf en betrek de stakeholders in de voorbereiding en uitvoering.
3. Er is te weinig gekwalificeerd personeel om kennis van het systeem, het gebruik en de processen intern te borgen. Zorg dat er tijdig een geschikte functioneel applicatiebeheerder beschikbaar is voor de gehele duur van het project en beleg verantwoordelijkheid voor key-userschap en proceseigenaarschap.
4. Het gekozen systeem is niet geschikt voor plaats- en tijdonafhankelijk werken (anytime, anywhere, any device). Controleer vooraf de noodzaak en de mogelijkheden. Een volledig zuivere SaaS Cloud-oplossing voldoet hieraan.
5. Onvoldoende connectiviteit c.q. koppelingsmogelijkheden met andere systemen. Bepaal vooraf de business case van iedere gewenste koppeling. Volstaat een inleesbestand of moet het een geautomatiseerde koppeling zijn? Is het nieuwe systeem uitgerust voor alle koppelingen, bijvoorbeeld via API’s?
6. Het is onbekend waar de grenzen van het te kiezen systeem liggen. Is het pakket ook internationaal te gebruiken? Is het geschikt voor een internationale organisatie? Een systeem van SAP is standaard geschikt en voorbereid voor internationale administraties.
7. Beveiligingsrisico’s en compliance worden onvoldoende meegenomen in overwegingen. Met name bij het afschermen van privacygevoelige data of andere ‘geheimen’ zoals intellectueel eigendom. Een private cloud kan in zo’n geval bijvoorbeeld een betere keus zijn dan een publieke cloud. 
8. Er is geen goede match tussen de technologie en de bedrijfscultuur. Als verandermanagement bijvoorbeeld onvoldoende ruimte krijgt, zal er vaak na verloop van tijd weer teruggegrepen worden naar de oude manier van werken.
9. Onvoldoende aandacht voor training. Nieuwe systemen brengen vaak veranderingen met zich mee in werkprocessen en procedures, waardoor het essentieel is om personeel grondig op te leiden om het nieuwe systeem effectief te gebruiken. Controleer of de implementatiemethodiek daarin voorziet.
10. Er ontstaat een te grote afhankelijkheid van één leverancier die alles in het systeem stopt. Anderzijds zijn te veel onderlinge afhankelijkheden ook niet werkbaar. Het gaat om het vinden van de juiste balans.

Door deze en andere veelvoorkomende fouten te vermijden, is de kans groter dat je een financieel systeem kiest dat past bij de behoeften van jouw organisatie en dat jou helpt om je financiële processen te verbeteren.