Zo verbeteren gemeenten de efficiëntie van hun financiële processen

Hoewel de (digitale) wereld in een rap tempo ontwikkelt, loopt de overheid nog weleens achter. Veel grote organisaties hebben al allerlei processen geautomatiseerd om de efficiëntie te verbeteren, maar gemeenten doen het vaak nog op de ‘ouderwetse’ manier. Daar valt dus nog een hoop winst te behalen. De inzet van moderne technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning, biedt kansen om ook binnen gemeenten processen te stroomlijnen en middelen optimaal te benutten. In deze blog bespreken we hoe gemeenten een aantal financiële processen efficiënter kunnen inrichten.

Het automatiseren van inkoopfacturen

Eén van de meest tijdrovende en foutgevoelige taken binnen gemeenten is de afhandeling van inkoopfacturen. Handmatige processen, zoals het koppelen van facturen aan de juiste crediteur, zijn vaak inefficiënt en kunnen leiden tot fouten. Moderne financiële systemen kunnen dit soort processen automatiseren. Het systeem kan bijvoorbeeld inkoopfacturen automatisch inlezen en koppelen aan de juiste verplichtingen. Maar het kan ook de vreemde valuta en BTW automatisch omrekenen. Hiermee besparen gemeenten een hoop tijd en de kans op menselijke fouten is veel kleiner.

Snelle goedkeuringsprocessen

Ook de goedkeuringsprocessen binnen gemeenten zijn nog steeds handmatig en tijdrovend. Denk aan het opzoeken van bestellingen, het goedkeuren van facturen en het handhaven van het vier-ogen-principe. Goedkeuringsprocessen kunnen eenvoudig geautomatiseerd worden. Een voorbeeld hiervan is het 3-weg-matching principe waarbij de verplichting, de prestatieverklaring en de factuur automatisch gecontroleerd wordt. Alleen uitzonderingen hebben dan nog handmatig aandacht nodig. Het proces wordt hierdoor veel sneller en de foutkansen zijn minimaal.

Het managen van projecten en investeringen

Veel gemeenten hebben moeite met het beheren van projecten en investeringen vanwege de verspreide en inconsistente gegevensregistratie. Bij projecten worden vaak alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten geregistreerd, omdat het systeem bijvoorbeeld geen projectenmodule heeft. Hierdoor wordt andere belangrijke informatie, zoals subsidies, prognoses van toekomstige kosten, en risicobeoordelingen, in nevenadministraties bijgehouden. Dit resulteert in een gebrek aan transparantie en maakt het moeilijk om projecten effectief te sturen. Door een geïntegreerde projectmodule te implementeren, kunnen alle relevante gegevens binnen één systeem worden vastgelegd. Dit maakt het mogelijk voor alle betrokkenen om toegang te krijgen tot actuele en volledige informatie, wat de besluitvorming en projectsturing aanzienlijk verbetert.

Alle gegevens op één plek

Een ander belangrijk aspect van het verbeteren van de efficiëntie is het centraliseren van gegevens. Op dit moment moeten gemeenten stamgegevens van activa bijvoorbeeld nog op meerdere plaatsen registreren. Dit leidt vaak tot dubbel werk en het verhoogt de kans op inconsistenties. Met een modern financieel systeem kun je gegevens op één plaats vastleggen.

AI en machine learning verlichten de werkdruk

In moderne systemen worden AI en machine learning toegepast om te leren van herhaalde processen, zodat routinetaken geautomatiseerd kunnen worden. AI herkent bijvoorbeeld patronen in terugkerende facturen, waardoor deze facturen uiteindelijk automatisch ingelezen en ingeboekt kunnen worden. Het werkproces wordt daar ook een stuk overzichtelijker. Het systeem weet welke facturen bijvoorbeeld aandacht vereisen en maakt voor elke medewerker een to-do-lijstje op basis van hun verantwoordelijkheden. Het automatiseren van deze processen klinkt misschien eng, maar dat is niet nodig. Het bespaart medewerkers juist een hoop tijd die ze kunnen inzetten voor uitzonderingen en strategische taken in plaats van routinematige handelingen.

Slimme systemen voor gemeenten

Er zijn natuurlijk een hoop moderne oplossingen op de markt te vinden, maar wist je dat SAP specifieke functionaliteiten speciaal voor gemeenten heeft ontwikkeld? Denk aan functionaliteiten voor inkoop, subsidies en sociale zekerheid. Als partner van SAP weten wij als geen andere vele voordelen die SAP voor gemeenten biedt, en we kunnen uit ervaring vertellen dat het de efficiëntie binnen gemeenten enorm verbetert!

Ben je nieuwsgierig hoe de functionaliteiten voor gemeenten werken? Naam dan eens contact met ons op! We geven je graag een demo en laten zien wat het jou kan opleveren.