Automatiseerders aller gemeenten, verenigt u!

Veel gemeenten willen zich graag van andere onderscheiden en liefst ergens uniek in zijn. Dat juichen we natuurlijk alleen maar toe. Op het gebied van backoffice-processen zijn ze dat in veel gevallen al, en dat is nou juist weer jammer. Dat is namelijk niet alleen erg kostbaar, maar staat bovendien onderlinge samenwerking op automatiseringsgebied in de weg. Dat zit zo.

Vergelijkbare taken en processen

Gemeenten zijn bij uitstek geschikt om niet alleen vergaand te digitaliseren, maar dat ook te doen met vergaand gestandaardiseerde software. Per slot van rekening zijn de taken, verantwoordelijkheden en processen in grote lijnen vergelijkbaar. Alleen de schaal verschilt per gemeente. Werken met dergelijke software, zoals de SaaS-applicatie SAP Business ByDesign voor de Publieke Markt, is niet alleen veel goedkoper, maar heeft ook een veel kortere implementatietijd. Daar komen onder andere de beschikbaarheids- en toegankelijkheidsvoordelen nog bij. Bovendien krijgen alle gebruikers elk kwartaal in één klap dezelfde nieuwe release met nieuwe functionaliteiten.

Onnodig duur

Maar we zijn er nog niet. Werken met maatwerk software, al dan niet best-of-breed, is in wezen niet anders dan het wiel opnieuw uitvinden. Dat maakt dat wiel onnodig duur. En ja, het is wel belastinggeld. Hetzelfde geldt voor aanbestedingen. Als je aanbestedingen zou bundelen (zoals een aantal gemeenten inmiddels al doen) al is het maar voor een cluster van gemeenten, dan levert dat significante kostenbesparingen op. En waarom niet de financiële c.q. backoffice-administratie op regionaal dan wel provinciaal niveau onderbrengen in een Shared Service Center?

Transparantie

Werken met meerdere deelsystemen betekent zoals bekend meerdere ‘sources of truth’. Terwijl dat er bij een SaaS-applicatie maar één is. En die is bovendien realtime inzichtelijk, ook in rapportagevorm. Als al die geautomatiseerde backoffice-processen met standaard software eenmaal soepel verlopen, dan kun je je als gemeente volledig richten op zaken waar je jezelf nou juist wél in kunt onderscheiden. Denk aan de servicegraad aan inwoners (lees: ‘klanten’), werkgelegenheid, huisvesting, milieu en ondernemersklimaat. En ga gerust een stapje verder ten aanzien van verantwoording en transparantie, inclusief uitgaven voor automatisering in de vorm van een SaaS-applicatie.

Het werkt!

Er zijn dus echt genoeg voorbeelden die aantonen dat het toepassen van SaaS en intensieve samenwerking loont en extra toegevoegde waarde oplevert in de vorm van besparingen en state-of-the-art functionaliteit. Daar komt nog bij dat grote partijen zoals SAP die SaaS-oplossingen aanbieden, volop mogelijkheden en middelen hebben om maximale cyber security te garanderen. Interesse? Neem dan gerust contact met ons op!