Dit is hoe slimme oplossingen de hoge werkdruk onder ambtenaren verlicht

Het leven van een ambtenaar kan uitdagend zijn, met talloze taken en een voortdurende druk om burgers zo efficiënt mogelijk te bedienen. Uit een recente enquête van het Binnenlands Bestuur blijkt dat maar liefst 53% van de ambtenaren last heeft van een hoge werkdruk. Ze hebben dan wel veel autonomie binnen hun werk, maar ook een overvloed aan taken die niet altijd efficiënt geregeld zijn. De oplossing? Processen sneller en efficiënter later verlopen met slimme oplossingen. Binnen de overheid bestaan natuurlijk enorm veel processen, wij lichten vandaag specifiek het financiële proces toe.

Nooit meer handmatig facturen scannen

Eén van de belangrijkste pijnpunten binnen overheden is het gebruik van verouderde systemen, met name in financiële processen. De systemen zijn vaak omslachtig en tijdrovend, met handmatige taken zoals het scannen of overtikken van facturen. Een proces dat met moderne oplossingen geautomatiseerd kan worden, waardoor het financiële beheer eenvoudiger wordt en vooral veel minder tijd kost. Het financiële systeem waar wij mee werken, is SAP. In SAP worden facturen bijvoorbeeld automatisch ingelezen en verwerkt, waardoor ambtenaren veel meer tijd overhouden voor andere taken.

De voordelen van machine learning

Moderne financiële systemen zoals SAP scannen automatisch facturen en halen relevante informatie eruit, zoals het factuurbedrag en de BTW. Deze gegevens worden klaargezet en het systeem doet een voorstel van de gegevens die je nodig hebt om de factuur te boeken. Vanaf dit punt kost het een ambtenaar nog maar weinig tijd om alles in te voeren en de factuur daadwerkelijk te boeken. Met behulp van machine learning (AI) herkent het systeem zelfs patronen in facturen, omdat het systeem steeds dezelfde soort facturen ziet. Hierdoor weet het systeem waar bijvoorbeeld de datum en het bedrag staat. Het herkennen en verwerken van documenten wordt hierdoor steeds sneller en nauwkeuriger.

Automatische 3-weg-matching

Een andere mogelijkheid waarmee de werkdruk verlicht wordt, is het implementeren van 3-weg-matching. Hierbij worden de drie belangrijkste onderdelen van het inkoopproces gecontroleerd: de verplichting, de prestatieverklaring en de factuur. Zijn alle gegevens aanwezig en zijn ze goed? Dan is er een match. Voorheen controleerden mensen zelf in het inkoopsysteem of de aantallen op de order bijvoorbeeld overeenkomen met wat is ontvangen. Met slimme oplossingen wordt dit automatisch door het systeem gedaan, en dat scheelt een hoop tijd!

Tijd voor wat echt belangrijk is

Door gebruik te maken van moderne technologieën en best practices kunnen overheden de efficiëntie van hun financiële processen verbeteren en de werkdruk op ambtenaren verlichten. Dit stelt hen in staat om zich te richten op wat echt belangrijk is: het leveren van hoogwaardige diensten aan de samenleving.

Als SAP Business ByDesign Partner ondersteunt Technology2Enjoy onder andere publieke organisaties met het implementeren, optimaliseren en beheren bedrijfsprocessen. SAP heeft specifieke oplossingen voor gemeenten om hen te ondersteunen in de bedrijfsvoering. Ben je benieuwd naar alle mogelijkheden die SAP biedt om de werkdruk te verlichten? Neem dan eens contact met ons op! We laten je graag zien wat er mogelijk is.