Klantverhaal: Gemeente Roosendaal is meer ‘in control’

De Noord-Brabantse gemeente Roosendaal groeide de afgelopen jaren gestaag naar 77.000 inwoners, verdeeld over zes woonplaatsen. Daarmee is men een middelgrote gemeente en in dat opzicht representatief voor de rest van het land. Er was Technology2Enjoy dan ook veel aan gelegen om juist Roosendaal als eerste gemeente warm te maken voor de Publieke Sector-versie van SAP Public Cloud. Dat lukte en is in gemeenteland bepaald niet onopgemerkt gebleven.

De toegenomen behoefte om plaatsonafhankelijk te werken en de rechtmatigheidsverantwoording die in januari is ingevoerd, vormden de belangrijkste aanleidingen om de deels sterk verouderde bestaande deelsystemen te vervangen door een SaaS-oplossing. Het afleggen van verantwoording over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening moeten decentrale overheden door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voortaan namelijk zelfstandig doen. De over de diverse systemen verspreide data zorgden echter voor toenemende problemen bij het genereren van actuele en betrouwbare rapportages.

Meteen een klik

Dat is met een volledig geïntegreerd ERP-systeem in de cloud met realtime data uiteraard een heel ander verhaal. Dat Roosendaal na een aanbesteding voor een SAP Public Cloud oplossing en Technology2Enjoy koos, was volgens Solution Manager Wouter Groenen vooral te danken aan de presentatie en demo. “Roosendaal had alle kandidaten een ingewikkelde casus voorgelegd. Deze hebben we met het hele team grondig voorbereid en onze oplossing in de prachtige en goed gevulde raadzaal gepresenteerd. We voelden meteen een klik met de aanwezige vertegenwoordigers van de gemeente en dat gevoel bleek wederzijds. Men gaf na afloop nadrukkelijk aan dat ook onze stap-voor-stap-benadering hen erg aansprak, evenals het feit dat onze consultants een business achtergrond hebben.”

Niet door de strot duwen

“Ze begrijpen daardoor heel goed waar klanten tegenaan kunnen lopen. Bovendien merkte men al snel dat wij open staan voor specifieke wensen van klanten en dat we hen niet, zoals sommige concurrenten, een oplossing door de strot willen duwen. Verder is de sfeer in Roosendaal vrij informeel met korte lijnen en ook dat matcht goed met onze werkwijze.”

Om ervoor te zorgen dat de uitvoering vlot verloopt binnen de tijdslijnen, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit, hanteert Technology2Enjoy de beproefde en door haar ontwikkelde project-methodiek die gebaseerd is op de SAP Activate methode aangevuld met Lessons Learned van eerdere implementaties in de publieke sector. De kern van onze methodiek is een ‘Laat ons u begeleiden’-aanpak, in plaats van de traditionele aanpak van ‘Kan ik uw bestelling opnemen?’

Gefaseerd implementeren

Activate bestaat uit vijf fasen: Voorbereiden, Verkennen, Realiseren, Verifiëren en Lanceren. Al in de eerste fase tonen we hoe de belangrijkste processen eruitzien in de standaardconfiguratie. Wouter vertelt: “Bij Gemeente Roosendaal was vanaf het begin het besef aanwezig dat een eerste implementatie van SAP Public Cloud binnen een afwijkende doelgroep onverwachte uitdagingen met zich mee kan brengen. Die ervaringen helpen ons om bij toekomstige implementaties voor andere publieke opdrachtgevers beter voorbereid te zijn. Tijdens de testfase – het verificatiegedeelte – liepen we, mede door corona, tegen enkele obstakels aan.”

Teruggetrokken in klooster

“Dit vroeg om een intensievere vorm van samenwerken en om dit te realiseren, hebben we ons samen met de gemeente tijdelijk teruggetrokken in een klooster.” Hoewel nog niet alle problemen zijn opgelost en er wat vertraging is ontstaan, profiteert de gemeente al wel van onder meer een strakker en dwingender factureringsproces en van de gepersonaliseerde dashboards en rapportages. “Die kunnen medewerkers zelf finetunen zonder dat daar IT-kennis voor nodig is, “aldus Fleur van Oorschot, die vanuit haar functie als Strategisch Adviseur en Coördinator Planning & Control in Roosendaal tevens projectleider is. “Dat is zeker voor gemeenten met zoveel verschillende belangen en afdelingen erg handig.”

“Medewerkers kunnen rapportages zelf finetunen, zonder dat daar IT-kennis voor nodig is.”

Fleur van Oorschot, Strategisch Adviseur en Coördinator Planning & Control bij Gemeente Roosendaal

Meer ‘in control’

“In tegenstelling tot bedrijven, die winst als primair doel hebben, heeft iedere afdeling binnen onze gemeenten een andere, eigen doelstelling richting de ruim 77.000 burgers en ondernemers. In feite hebben we hier meer dan honderd inkopers rondlopen met allemaal zeer verschillende budgetten en kostenstructuren. Daar is binnen SAP Public Cloud voor de publieke sector door Technology2Enjoy rekening mee gehouden. Verder hebben we met het oog op de vele controles die we zelf zijn gaan doen al veel handmatig werk uitgebannen. Inclusief werken in Excel. We zijn nu meer ‘in control’ dan voorheen en dat was een belangrijke doelstelling.”