Modern Work: de Werkplek van de Toekomst voor gemeenten

Gemeenten staan voor de uitdaging om hoogwaardige dienstverlening te leveren aan burgers, en dit met vaak beperkte middelen en een toenemende druk om te digitaliseren. Daarnaast vragen medewerkers om meer flexibiliteit en moderne technologieën om hun werk efficiënter en effectiever uit te kunnen voeren. Maar hoe creëer je een werkplek die zowel voldoet aan de eisen van vandaag als toekomstbestendig is? Het creëren van een moderne werkplek gaat namelijk veel verder dan zorgen voor een ergonomisch verantwoord bureau en stoel. Medewerkers willen voorzien zijn van alle technologieën om productiever en prettiger samen te werken. Dat kan met Modern Work, het werkplekconcept van Microsoft. Met dit concept kunnen gemeenten een werkplek bieden die samenwerking, veiligheid en flexibiliteit centraal stelt. Hieronder laten we zien hoe deze oplossing een verschil kan maken.

Cloudtechnologieën: flexibel en efficiënt werken voor gemeenten

Nederlandse gemeenten staan onder druk om te moderniseren in een digitale wereld, waar de vraag naar transparantie, toegankelijkheid en veiligheid steeds groter wordt. Om te voorzien in de behoefte om de beste service voor burgers te leveren en efficiënt om te gaan met budgettaire beperkingen, biedt Microsoft Modern Work een reeks voordelen om hun werkprocessen efficiënter en effectiever te maken. Modern Work wordt ondersteund door cloudtechnologieën zoals Microsoft 365, Teams en Azure.

Direct toegang tot informatie: verbeterde samenwerking binnen gemeenten

Een van de belangrijkste voordelen van Microsoft Modern Work is de verbeterde samenwerking. Gemeentemedewerkers, van beleidsmakers tot uitvoerende teams, kunnen gemakkelijk samenwerken via Microsoft Teams. Teams maakt het mogelijk om eenvoudig te communiceren, bestanden te delen en samen aan projecten te werken. Zo kan bijvoorbeeld een vergunningsaanvraag sneller verwerkt worden doordat alle betrokken medewerkers toegang hebben tot dezelfde documenten en direct met elkaar kunnen overleggen, zonder fysiek op één locatie te zijn. Maar denk bijvoorbeeld ook aan teams die samen een burgerlijke zaak moeten verwerken of een project voor stedelijke ontwikkeling. Door toegang tot dezelfde documenten en een directe communicatielijn, kunnen stappen sneller en efficiënter worden doorlopen.

In real-time samenwerken voor snellere besluitvorming

Eén van de grootste voordelen van Microsoft Modern Work is de mogelijkheid om in real-time samen te werken. Dankzij Microsoft 365 kunnen gemeentelijke medewerkers tegelijkertijd aan documenten werken, direct feedback geven en samen snel beslissingen nemen. Dit real-time samenwerken is vooral waardevol voor gemeentelijke processen die normaliter meerdere afdelingen en betrokkenen vereisen, aangezien het de communicatie en afstemming tussen verschillende teams aanzienlijk versnelt. Neem bijvoorbeeld de behandeling van een vergunningsaanvraag. In de traditionele werkwijze wordt een aanvraag vaak eerst door een administratief medewerker voorbereid, waarna het naar een beleidsmedewerker gaat voor beoordeling. Vervolgens kan het zijn dat er aanvullende informatie nodig is van andere afdelingen, zoals ruimtelijke ordening of milieubeheer. Al deze stappen nemen tijd in beslag en elke stap moet doorgaans worden uitgevoerd nadat de vorige is afgerond. Dit kan vertragingen opleveren, vooral wanneer communicatie via e-mail of fysieke documenten verloopt.

Bestanden delen in een centrale omgeving

Met de Modern Work-oplossing kan dit proces echter veel efficiënter worden georganiseerd. Via Microsoft Teams en de geïntegreerde Office-apps kunnen medewerkers in real-time aan dezelfde aanvraag werken. Bestanden worden gedeeld in een centrale omgeving, waardoor iedereen op elk moment toegang heeft tot de laatste versie van het document. Kortom, door in real-time samen te werken kunnen gemeentemedewerkers sneller beslissingen nemen, dossiers effectiever verwerken en de gemeentelijke dienstverlening aanzienlijk verbeteren. Dit leidt niet alleen tot efficiëntere werkprocessen binnen de gemeente, maar ook tot een meer gestroomlijnde service voor inwoners, die sneller geholpen worden zonder onnodige vertragingen.

Hybride en flexibel werken vanaf elke locatie

Als er iets is dat de coronaperiode wel heeft aangetoond, is dat medewerkers graag flexibel, hybride kunnen werken. Met Microsoft Modern Work kunnen gemeentelmedewerkers vanaf elke locatie en op elk apparaat werken, terwijl ze toegang hebben tot alle benodigde documenten en systemen. Dit hybride werken biedt niet alleen gemak voor medewerkers, maar vergroot ook de veerkracht van de gemeentelijke organisatie, aangezien diensten door kunnen blijven draaien, ongeacht de locatie van medewerkers. Dit hybride model zorgt niet alleen voor tevreden medewerkers, maar ook voor een constante dienstverlening aan inwoners, zelfs als medewerkers niet fysiek aanwezig zijn

Veilige en centrale beheeromgeving voor apparaten en data

Met Microsoft Intune kunnen leidinggevenden identiteiten, apps en apparaten in verschillende IT-omgevingen centraal beheren. Van cloudgebaseerd beheer tot het veiligstellen van gemeentelijke gegevens, biedt Microsoft Intune een allesomvattende oplossing. Dat maakt hybride werken veilig en beheersbaar. Het Modern Work concept biedt geavanceerde beveiligingsopties, zoals multi-factor authenticatie, data-encryptie en mogelijkheden voor monitoring en incidentbeheer. Daarnaast helpt Azure Active Directory om de toegang tot gevoelige informatie te beheren. Belangrijke voordelen, gezien de toenemende digitale dreigingen en de AVG-regelgeving. Gemeenten hebben te maken met veel vertrouwelijke data van individuen. Door de robuuste beveiligingsfuncties kunnen zij de veiligheid garanderen zonder dat dit de toegankelijkheid voor medewerkers beperkt.

Data-gedreven beslissingen voor gemeenten met Power BI

Microsoft Power BI, een krachtige data-analysetool binnen de Modern Work suite, stelt gemeentemedewerkers in staat om gegevens te analyseren en visualisaties te maken die beslissingsprocessen ondersteunen. Met inzichtelijke dashboards kunnen trends herkend worden, kan er sneller ingespeeld worden op de behoeften van burgers en weloverwogen beslissingen worden genomen. Met Power BI kan een gemeente niet alleen gegevens over de vraag naar publieke diensten visualiseren, maar ook trends voorspellen om beter in te spelen op toekomstige behoeften van inwoners.

Kostenefficiënt, schaalbaar en op maat gemaakt voor gemeenten

Met de cloudgebaseerde oplossingen van Microsoft kan eenvoudig op- en afgeschaald worden. Dit betekent dat er geen grote investeringen in hardware of servers nodig zijn. Ook maakt het pay-as-you-go model van Microsoft het mogelijk om alleen te betalen voor wat er daadwerkelijk gebruikt wordt. De Modern Work suite sluit perfect aan op onze SAP ERP-oplossing en we hebben een flinke dosis ervaring met het integreren van de twee systemen. Mede daarmee kunnen wij de oplossing voor elke gemeente, groot of kleiner, op maat maken. Door Modern Work technologieën van Microsoft volledig te omarmen, kunnen gemeenten hun budget optimaal benutten door precies te betalen voor wat zij gebruiken en zo ruimte vrijmaken voor andere belangrijke publieke investeringen.

Microsoft 365 Copilot: AI-ondersteuning voor slimmere gemeentelijke processen

Microsoft 365 Copilot is de nieuwste ontwikkeling van Microsoft op het gebied van Modern Work. Het is de ‘AI-assistent’ in de Microsoft-applicaties. Het biedt gemeentemedewerkers AI-ondersteuning om dagelijkse taken te versnellen en te vereenvoudigen. Copilot helpt bij het samenvatten van vergadernotities, analyseren van gegevens in Excel en snel opstellen van beleidsdocumenten op basis van eerdere versies. Ook in Teams kan Copilot automatisch actielijsten en relevante documenten voorstellen, wat de efficiëntie van vergaderingen verhoogt. Met Copilot werken gemeentelijke medewerkers niet alleen sneller, maar ook slimmer, waardoor er meer tijd is voor de dienstverlening aan inwoners.

Ervaar Microsoft 365 Copilot in actie tijdens een unieke workshop in een Boeing!

Benieuwd hoe Microsoft 365 Copilot jouw werkprocessen kan transformeren? Stap aan boord van een Boeing en ontdek tijdens deze exclusieve workshop hoe AI-assistentie jouw team ondersteunt bij sneller en slimmer werken. Mis deze unieke kans niet om zelf de mogelijkheden van Copilot te ervaren en je vragen te stellen aan onze experts.

Schrijf je nu in en maak jouw werkplek klaar voor de toekomst!

Schrijf je hier in

Als SAP ERP Cloud partner ondersteunt Technology2Enjoy onder andere publieke organisaties met het implementeren en beheren van bedrijfsprocessen. SAP heeft specifieke oplossingen voor gemeenten. Ben je benieuwd naar alle mogelijkheden die SAP biedt om de werkdruk te verlichten? Neem dan contact met ons op. We laten je graag zien wat er mogelijk is.