“SAP Gemeente ByDesign gaat ons als gemeente veel voordeel brengen“

Gemeente Roosendaal heeft na een Europese aanbesteding besloten met Technology2Enjoy in zee te gaan voor de implementatie van SAP Gemeente ByDesign. Vrijwel gelijktijdig met de implementatie van het cloudsysteem voor procesoptimalisatie en -integratie wordt ook het langgedroomde nieuwe en volledig circulaire stadskantoor in gebruik genomen. Met deze digitaliserings- en verduurzamingsslag is de Brabantse gemeente straks helemaal klaar voor de toekomst.

Rechtmatigheidsverantwoording

De rechtmatigheidsverantwoording die naar verwachting dit jaar van kracht zal worden, was één van de aanleidingen om de deels sterk verouderde bestaande deelsystemen te vervangen door het volledig geïntegreerde cloudsysteem. Met de rechtmatigheidsverantwoording moeten decentrale overheden zelfstandig verantwoording afleggen over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Volgens projectleider Fleur van Oorschot, in het dagelijks leven Strategisch Adviseur en Coördinator Planning & Control in Roosendaal, zou dat met de huidige deelsystemen heel arbeidsintensief zijn.

Schot in de roos

“Het huidige administratieve systeem en een ander programma voor de facturering lopen steeds vaker tegen hun grenzen aan. Bovendien komt er bij die systemen relatief veel handmatig werk kijken en dat is niet te combineren met de vele controles die we nu zelf moeten gaan doen. Daarom hebben we vorig jaar rond de zomer een aanbesteding uitgeschreven en alle kandidaten een ingewikkelde casus voorgelegd. De presentatie van Technology2Enjoy was echt een schot in de roos. Onder meer de stap-voor-stap-benadering sprak ons erg aan en we merkten duidelijk dat hun consultants een businessachtergrond hebben. Ze begrijpen daardoor heel goed waar klanten tegenaan kunnen lopen.”

Quick wins verzilveren

“Al kort na de kick-off op 1 april dit jaar merken we dat het systeem gebruiksvriendelijk is en een intuïtief ontwerp heeft. Het is bovendien lean ingericht, dus zonder onnodige stappen. We zijn er nu al van overtuigd dat we vrij snel na de livegang op 1 januari 2023 de quick wins kunnen verzilveren. Daar bedoel ik mee dat we op dat moment sowieso niet meer via Citrix hoeven te werken, maar rechtstreeks in de applicaties. Vooral van de overgang van drie naar één gecentraliseerd systeem gaan we qua efficiencyvoordelen veel merken. En alles is bovendien realtime, dus nachtruns zijn straks verleden tijd.”

Gepersonaliseerde dashboards

“Die realtime gegevens zijn ook nog eens overzichtelijk gevisualiseerd in gepersonaliseerde dashboards. Die kunnen we als medewerkers zelf finetunen zonder dat daar IT-kennis voor nodig is. SAP Gemeente ByDesign bevat sowieso veel relevante standaard rapportages. Ook die zijn vrij eenvoudig zelf samen te stellen. Dat is zeker voor gemeenten met zoveel verschillende belangen en afdelingen erg handig. In tegenstelling tot bedrijven, die winst als primair doel hebben, heeft iedere afdeling binnen onze gemeenten een andere, eigen doelstelling richting de ruim 77.000 burgers en ondernemers. In feite hebben we hier meer dan honderd inkopers rondlopen met allemaal zeer verschillende budgetten en kostenstructuren. Daar is binnen SAP Gemeente ByDesign volop rekening mee gehouden.”

Korte implementatietijd

“We hebben als gemeente zelf veel voorwerk gedaan met onder andere workshops en een webinar om het implementatie- en adoptieproces op gang te brengen en te versnellen. De opkomst van dat webinar was met ruim 75% veelbelovend. De zomervakantie zal worden benut om het systeem gedetailleerd in te richten. Tijdens de laatste maanden van het jaar zullen de master data worden overgezet vanuit de bestaande systemen en gaan alle betrokken medewerkers trainingen volgen. We horen bij andere gemeenten veel langere implementatietijden, maar volgens Technology2Enjoy is dat met SAP Gemeente ByDesign helemaal niet nodig. We zien alles met veel vertrouwen tegemoet.”