Snel en succesvol implementeren doe je samen

Onlangs heeft weer een gemeente besloten om met ons in zee te gaan voor de implementatie van SAP Business ByDesign. Men had voor de implementatie ruim een jaar uitgetrokken, wat in de markt vrij normaal is. In de helft van de tijd hadden we het ook kunnen doen, want langer hoeft een implementatie van onze SaaS-oplossing echt niet te duren. Dat is deels te danken aan onze strakke implementatiemethodiek en persoonlijke aanpak.

Begeleiden in plaats van ‘bestelling opnemen’

We implementeren al jaren volgens de beproefde en door SAP ontwikkelde Launch-methodiek. Deze is ontworpen voor implementaties van de cloudoplossing SAP Business ByDesign en zorgt ervoor dat de uitvoering vlekkeloos verloopt binnen de tijdslijnen, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. Launch bestaat uit vier fases, namelijk: Voorbereiden, Realiseren, Verifiëren en Lanceren. De kern van Launch is een ‘Laat ons u begeleiden’-aanpak, die in scherp contrast staat met de traditionele aanpak van ‘Kan ik uw bestelling opnemen?’. Dat begint in feite al tijdens de marktconsultatie, of Request for Information, wanneer we meteen laten zien hoe de standaardconfiguratie en bijvoorbeeld de licentiemodellen eruit zien.

Teambuilding en etentje

Hierdoor ontstaat eigenlijk al de eerste forse tijdwinst voor overheden, met als bijkomend voordeel dat op die manier aanbestedingen scherper kunnen worden geformuleerd. Na ondertekening van het contract kijken we in de voorbereidingsfase direct naar zaken als hoe ziet het projectteam eruit, welke afspraken gaan we maken, waar slaan we data op en welke stakeholders moeten we erbij betrekken. Vervolgens trappen we de implementatie samen met het projectteam van de klant af met een kick-off en een leuke teambuildingsessie met een etentje. Zo leren alle betrokkenen elkaar snel kennen en staan de neuzen sneller in dezelfde richting.

Persoonlijk contact met workshops

Deels om diezelfde reden volgen er kort daarna meerdere workshops, waaronder de zogenoemde Business Scenario Workshops (BSW). Hierbij staat het ontwerp van de oplossing centraal en kan het projectteam van de klant aangeven waar zij in de standaard inrichting ‘gaps’ ontdekken. Dat wil zeggen: welke zaken zitten niet in de standaardoplossing en vragen om een stukje aanvullende inrichting. Hier komt vaak een GAP-analyse uit voort waarover de stuurgroep besluiten moet nemen. In de volgende projectfases komen de projectteams, of een vertegenwoordiging ervan, regelmatig bij elkaar tijdens workshops met betrekking tot onder meer integratie (de meeste tijd gaat zitten in het realiseren van koppelingen met andere systemen), datamigratie, test & training planning en overgangs- of draaiboekplanning.

Meer plezier en minder tijd

Na oplevering en livegang van SAP Business ByDesign blijven onze consultants nog gedurende zes weken, van hele dagen tot uiteindelijk enkele momenten per dag, beschikbaar voor de klant voor ondersteuning en overdracht naar Functioneel Beheer. Dat persoonlijke contacten met klanten niet alleen veel meer werkplezier opleveren, maar ook een flink kortere doorlooptijd, is tijdens de coronapandemie wel gebleken. Omdat enkele implementaties toen noodgedwongen op afstand moesten worden gedaan, is onder andere veel tijd verloren gegaan door miscommunicatie en zogenoemde onderstroomaspecten als onbegrip, weerstand en onvoldoende draagvlak.

Wil jouw gemeente of overheidsinstelling ook maximale grip op alle administratieve processen met minimale middelen en een zeer korte implementatietijd? Lees dan hier nog even verder.